I. FINALIDAD

Implementar mejoras en el procedimiento de asignación de expedientes en el Tribunal de Contrataciones del Estado.

II. OBJETO

Normar el procedimiento y responsabilidades para asignación de los expedientes de apelación, revisión y sanción a través del Sistema del Tribunal de Contrataciones del Estado

III. DISPOSICIONES GENERALES

3.1.Administración del Sistema de Tribunal

El Tribunal de Contrataciones del Estado es el encargado de administrar el Sistema de Tribunal

3.2. Tipo de Expedientes

Los expedientes tramitados por el Tribunal pueden ser de apelación, revisión o sanción.

3.3. De los actores del procedimiento

Las responsabilidades en interacción y registro en el Sistema tribunal es:

Actor	Responsabilidades	Interactúa con el sistema	Registrado en el sistema
Administrado	• Presentar el expediente con los requisitos correspondientes según formulario	no	no
Presidente del Tribunal	• Supervisar los trámites ante el Tribunal de Contrataciones del Estado • Reasignar Vocal al Expediente.	si	si
Vocal ponente	• Informar y devolver el expediente al Tribunal en casos de abstención • Evaluar y resolver los expedientes • Elaborar el informe de resolución • Sustentar el informe de resolución • Sustentar el informe a los integrantes de la Sala	no	Si Entra a sorteo de asignación de exp.
Asistente de vocal	• Apoyar en la revisión y análisis de los expedientes del vocal	no	no
Secretario de Tribunal	• Supervisar las actividades de los coordinadores administrativos y especialistas legales • Autorizar las reasignaciones y reasignar según corresponda	Si	Si
Coordinador Administrativo antes de pase a Sala	• Verificar que los expedientes del Tribunal hayan sido entregados a los Especialistas Legales antes que pase a Sala. • Reasignar al Especialista legal antes q pase a Sala cuando corresponda • Registrar los expedientes como no presentado, en los casos que la apelación que no cumpla el TUPA y no pase a Sala	Si	Si
Coordinador	• Entregar el expediente al vocal asignado	Si	Si
Administrativo después de pase de Sala	• Informar y entregar al tribunal los expedientes que reasignen de vocal • Registrar en el sistema del tribunal: - Los expedientes en estado “expediente en Sala” - Los exp. En estado “expediente con reconsideración en Sala” - Los exp. En estado “expediente con pronunciamiento” - Los exp. En estado “expediente con reconsideración resulto”
Especialista Legal antes de pase a Sala	• Revisar el exp., elaborar proyecto de decreto y tramitarlo • Registrar en el sistema del tribunal los decretos elaborados • En caso que el exp. No pase a Sala, informar al Coordinador Administat.	si	Si. Entra al sorteo de asignación expedientes
Especialista Legal después de pase a Sala	• Elaborar y tramitar proyectos de decreto • Gestionar la notificación a las partes y al RNP según corresponda • Derivar el exp. A fiscalización cuando corresponda • Consentida la resolución, emitir reporte y remitir expediente al Archivo Periférico del Tribunal y registrar tal condición en el Sistema del Tribunl	si	No
Personal de Mesa de Partes de Tribunal	• Recibir y revisar que cumpla requisitos del TUPA, los escritos q presentan los administrados • Entregar el expediente al especialista legal antes que pase a Sala • En caso de “expediente observado”, menos de sanción, que no sean subsanados dentro de 2 días hábiles, los remitirá al Archivo Periférico T	si	si
Sistema del Tribunal	• Brindar soporte tecnológico a los procesos del Tribunal de Contrataciones del Estado

3.4. De las Salas del Tribunal

El Especialista Legal antes que pase a Sala podrá tramitar cualquier expediente independiente de la Sala. La Salas se conforman por 3 vocales.

3.5. Estados del expediente

El Sistema de Tribunal asignará estados al expediente depende del avance. La presidencia de Tribunal comunicará a la Dirección del SEACE aquellas acciones que deban ejecutarse que no están previstas en el anexo 01.

3.6. De la presentación de los expedientes en la Mesa de Partes del Tribunal

• Posibles estados en la presentación de expedientes de apelación y revisión

- Si el expediente está completo, el personal de Mesa de Partes, lo registrará en el Sistema de Tribunal con estado “Expediente en Secretaría”
- Si el expediente está incompleto, el personal de mesa de partes los registrara en el Sistema del tribunal como “Expediente observado” dando 2 días hábiles para subsanar
- Cumplido el plazo sin subsanar, el Sistema de Tribunal cambiará el estado del expediente a “Expediente no presentado”

• Posible estado en la presentación de expedientes de sanción

- Si el expediente está incompleto, Mesa de Partes lo registrará en el Sistema del Tribunal como Expediente en Secretaría
- Si el expediente se está incompleto, Mesa de Partes lo registrará en el Sistema del Tribunal como Expediente observado, dándole un plazo de 2 días hábiles para subsanarlo
- Transcurrido el plazo, de no subsanarlo, el Sistema de Tribunal cambiará el estado como Expediente en Secretaría

• Posible estado en la interposición de recursos de reconsideración

- Si el recurso está incompleto, Mesa de Partes, los registrara en el Sistema del Tribunal como Expediente en Secretaria
- Si el expediente está incompleto mantendrá el último estado registrado.

3.7. Criterios de complejidad

Cuando se tiene el estado “Expediente en Secretaría”, se le da un criterio de complejidad de acuerdo al tipo de expediente:

• Expedientes de sanción:

- El administrado debe indicar la causal que motiva el inicio de su trámite
- Mesa de Partes debe registrar en el Sistema del Tribunal las causales por la que se interpone el trámite de sanción para identificar la complejidad
- Los expedientes de sanción pueden tener complejidad 1 ó 2
- Cuando un expediente de sanción registre causales de complejidad 1 y 2 a la vez, el Sistema de Tribunal asignará complejidad 2.

• Expediente de apelación o revisión:

- Todos los expedientes de apelación y revisión tienen complejidad 3
- Loa complejidad solo aplica para la asignación aleatoria y equitativa a vocales.

3.8. De la consignación aleatoria y equitativa de expedientes

La asignación de expedientes a vocales y especialistas legales antes del pase a Sala se hará de forma aleatoria y equitativa según:

- Expediente 1 es sorteado entre el número de personas existentes por cada actor
- Expediente 2 es sorteado entre el número de personas existentes por cada actor descontando a quien se le asignó el expediente 1
- Expediente 3 es sorteado entre el número de personas existentes por cada actor descontando a los que asigno los expedientes 1 y 2
- Se repite el sorteo hasta que se asigne el expediente “n” a la última persona por cada actor disponible
- El expediente “n+1” se vuelve a sortear entre todas las personas por actor existente.
- Para los siguientes expedientes el ciclo completo se repite

3.9. De la oportunidad de la asignación de expedientes

La asignación de los expedientes se realiza en dos momentos: antes del pase a Sala y cuando está listo para el pase a Sala.

• La asignación de expedientes antes del pase a Sala:

Cuando un expediente nuevo está en estado de “Expediente en Secretaria”, el Sistema de tribunal le asigna de forma equitativa y aleatoria a los Especialistas legales antes que pase a Sala.

• La asignación de expedientes cuando está listo para el pase a Sala:

Cuando el Especialista Legal antes de pase a “Sala” registre en el sistema el estado “Expediente asignado”, el sistema asigna automáticamente a los Vocales según el criterio de complejidad El Coordinador Administrativo después del pase a Sala” registrara el expediente en el sistema con el estado “Expediente en Sala”

• De la excepción a la asignación aleatoria

Cuando los actos impugnados están referidos a un mismo proceso de selección, tal expediente se asigna al vocal que aleatoriamente se asigno al expediente más antiguo.

Cuando un exp. Regresa a Secretaria del Tribual por Acuerdo de Sala.
Cuando el administrado interpone reconsideración, el estado cambia a “expediente en secretaria”, pero se mantiene el mismo “Especialista Legal antes de pase a Sala”.
Cuando un recurso de reconsideración va a pasar a Sala, el Coordinador Administrativo después que pase a Sala, registrara en el sistema con el estado “Expediente con reconsideración en Sala”, y se mantendrá el vocal

3.10.Expedientes declarados no presentados por Secretaría de Tribunal

• Expediente de apelación o revisión en estado “Expediente en secretaria”, luego de la revisión advierte incumplimiento de algún requisito del TUPA del OSCE, se comunicara al Coord. Administratv y registre “no presentado”

• El “Coordinador Administrativo antes de pase a Sala” se responsabiliza en registrar en el Sistema al exp. De apelación el estado “No presentado”

3.11. De los expedientes con pronunciamiento

• Para los expedientes con sanción, apelación y revisión: el “coordinador administrativo después de pase a Sala” se responsabiliza por registrar al Sistema el estado “Expediente con Pronunciamiento”. El personal de apoyo Administrativo de la secretaria de Tribunal se encargara de realizar la notificación de la resolución o acuerdo electrónicamente.

• Para los recursos de reconsideración: el “coordinador administrativo después de pase a Sala” se responsabiliza de registrar en el Sistema el estado “expediente con reconsideración resulto” cuando la Sala se pronuncie sobre el recurso. El personal de Apoyo Administrativo de la Secretaria de Tribunal se encargará de realizar la notificación de la resolución o acuerdo electrónicamente

• El “coordinador administrativo después de la Sala” supervisa las acciones relacionadas con lo dispuesto en el numeral 7.5

3.12.Del reporte del estado de los expedientes

A través del Sistema se emite un reporte con el número de expedientes asignados a cada vocal, número de expedientes asignados a cada Especialista Legal antes del Pase a Sala, el estado del expediente, los días transcurridos desde su presentación y la indicación si ha sido reasignado con su sustento.
El primer día útil de la primera y tercera semana de cada mes, la Presidencia del Tribunal remite a la Presidencia Ejecutiva, el reporte del estado de los expedientes. En dicho reporte se agrega el nivel de productividad alcanzado en dicho periodo según las metas definidas

IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

4.1. De la reasignación de expedientes:

• Los motivos son por vacaciones, ausencia, licencia, abstención o cese.
• Se realiza de forma equitativa y aleatoria a través del Sistema del Tribunal, debiendo registrarse el motivo.
• Se puede efectuar por: el Coordinador Administrativo antes de Pase a Sala, Secretario de Tribunal y Presidente del Tribunal
• La reasignación puede recaer sobre los actores siguientes: Especialista Legal antes del pase a Sala, o Vocal
• Reasignación de Especialistas Legales antes del Pase a Sala: la realiza el “coordinador administrativo antes de pase a Sala”, los expedientes asignados a los Especialistas pueden ser reasignados a quien actúe en su reemplazo, las reasignaciones serán autorizadas por el Secretario de Tribunal.
• Sobre la reasignación de “Vocal”: lo realiza el “Presidente de Tribunal”, el Sistema de Tribunal sorteará entro los Vocales que pertenecen a la misma Sala, en los supuestos no previstos el Presidente del Tribunal autoriza la reasignación, en los casos de licencia y vacaciones es la Presidencia quien comunica a Dirección del SEACE.
• Siempre deberá indicarse el motivo de la reasignación con un control tipo “Combo Box” en el Sistema del Tribunal
• La información de la reasignación deberá ser guardada de forma histórica.

4.2. De las abstenciones

El vocal se puede abstener de revisar un expediente en los siguientes supuestos:

• Si es pariente dentro del 4to grado de consanguinidad o 2do de afinidad, con los administrados o representantes.
• Si ha intervenido como asesor, perito o testigo en el mismo procedimiento
• Si personalmente o su cónyuge o pariente del otro dentro del 4to grado de consanguinidad o 2do de afinidad tuviera interés y que pueda influir.
• Si tuviera amistad intima, enemistad manifiesta o conflicto de intereses con cualquiera de los administrados del procedimiento.
• Cuando tuviera o hubiese tenido en los 2 últimos años, relación de servicio o subordinación con cualquiera de los administrados o interesados
• Los vocales que se abstienen de revisar un expediente, han de comunicar al Presidente de Tribunal los motivos de la abstención
• El Presidente de Tribunal evalúa si procede si procede la abstención. De proceder, realiza la reasignación

4.3. De la reasignación por abstención

Para el caso de reasignación de expedientes por abstención se procederá así:

• Existirán dos roles de turnos:

- Rol de Turno de Vocales: para reemplazo de Vocal integrante de Sala
- Rol de Turno de Vocales Presidentes de Sala: para reemplazo de Vocal Presidente de Sala. En este rol se incluirá a los Vocales Presidentes de Sala designados por el Consejo Directivo del OSCE
• Los roles deben ser aprobados por el Consejo Directivo, luego ser registrados en el Sistema del Tribunal y publicadas en el OSCE

• Cuando el Vocal se abstiene y es integrante de Sala:

- Aprobada la abstención, la Presidencia del Tribunal verificara el Rol de Turno de Vocales. Designado el vocal se integrara la Sala, la Secretaría del Tribunal realizara y notificara el Decreto informando a las partes.

• Cuando el Vocal se abstiene y es ponente:

- Designación de Vocal Integrante de Sala: aprobada la abstención, la Presidencia verifica el Rol de Turno de Vocales y formalizara por Decreto
- Designación de Vocal Ponente: la Presidencia del Tribunal realiza la reasignación entre los Vocales de la misma Sala
- Designado el Vocal, la secretaria del Tribunal elabora y notifica el Decreto comunicando a las partes del procedimiento la abstención y designación.

• Cuando el Vocal que se abstiene es Presidente de Sala

- Aprobada la abstención, la Presidencia del Tribunal verifica el Rol de Turno formalizará mediante Decreto la designación del Vocal que reemplaza al Presidente de la Sala
- Designado el nuevo Presidente de Sala, la Secretaría elabora y notifica el decreto comunicando a las partes

• Cuando el Vocal que se abstiene es Presidente de Sala y es Ponente

- Designación de Presidente de sala: la Presidencia del Tribunal verificará el Rol de Turno de Vocales y formalizara por el reemplazo al Presidente de S.
- Designación de Vocal Ponente, la Presidencia del Tribunal reasignara aleatoriamente del expediente entre los Vocales de la misma Sala
- Posteriormente, la Secretaria del Tribunal elaborara y notificara el decreto comunicando a las partes la abstención designación del Vocal que integrara la Sala como Presidente

4.4. De la suspensión de expedientes

El procedimiento sancionador se suspende por acuerdo de Sala cumpliendo mandato judicial o arbitral o cuando falte información que impida la tipificación

4.5. De la ejecución de las acciones que ordenen los pronunciamientos

Las disposiciones de los acuerdos o resoluciones están a cargo del Coordinador Administrativo después del pase a Sala y será registrado en el sistema del Tribunal y al final de su ejecución

V. SUGERENCIAS

• Verificar, en casos de reasignación, que se registre la motivación que dio origen al acto

• Corroborar si el Vocal es pariente (ver detalle), amigo, enemigo o tuviese interés y que pueda influir en el expediente del administrado, de serlo ha de abstenerse de revisar el expediente

VI. CONCLUSIONES

• La directiva versa sobre la asignación de expedientes de apelación, revisión y sanción

• Los estados que registra el tribunal pueden ser Expediente en secretaria, expediente observado y expediente no presentado

• Los criterios de complejidad están comprendidos por números del 1 al 3

• Es el Presidente del Tribunal quien motiva la abstención y evalúa la posible reasignación

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